Aangesloten bij:
Aim4
20 mei 2012

Overwerken voor de jaarcijfers? Helemaal niet nodig!

Eindelijk schijnt de zon, de temperatuur stijgt, het terras lonkt en de rosé staat al koud. Merkwaardig genoeg zijn er toch nog veel financieel-administratieve mensen die hier nog niet van kunnen genieten. Ze werken over, omdat de jaarcijfers nog steeds niet klaar zijn. Kan dat echt niet anders?

Mijn ervaring is dat dit helemaal niet nodig is. Natuurlijk geeft het opstellen van de jaarcijfers extra werk, maar het zou geen (langdurig) overwerk tot gevolg moeten hebben. Bedrijven als Koninklijke KPN en Schiphol presenteren eind januari, half februari hun jaarcijfers al. Dat gaat u komend jaar zeker ook lukken, maar dan dient u nu in actie te komen!

Hoe rondt u tijdig de jaarcijfers af zonder overwerk bij de afdeling financiële administratie?

1.       Sluit uw administratie iedere maand af

Kleinere bedrijven geven nogal eens aan het niet nodig te vinden om iedere maand de administratie af te ronden, omdat ‘we toch niet zo vaak naar de cijfers kijken’. Het voordeel van een maandelijkse afsluiting is dat:

  1. de omzet en de kosten nauwkeurig bepaald zijn, waardoor maandelijks inzicht ontstaat in het financiële reilen en zeilen;
  2. de kwaliteit van de managementinformatie per direct omhoog gaat, omdat de financiële afdeling maandelijks alle balansposten en de boekingen in de resultatenrekening doorneemt en eventuele correcties direct kan doorvoeren;
  3. de snelheid waarmee de managementinformatie beschikbaar is,  gaat per direct omhoog;
  4. het aantal verrassingen achteraf daalt, omdat u dichter op de cijfers zit.

2.       Geef aandacht aan de posten op de balans

Besteedt speciale aandacht aan de balansposten en dan met name de zogenaamde tussenrekeningen. Dit zijn de rekeningen waarop tijdelijk iets wordt geboekt en die na verloop van tijd weer op nul moeten staan. Deze rekeningen zijn opgenomen onder de kortlopende vorderingen en schulden. Vraag naar specificaties van deze rekeningen om gevoel bij de cijfers te krijgen. Denk aan tussenrekening pensioengelden, nettolonen, btw, nog te betalen of nog te ontvangen facturen.

3.       Neem een voorsprong op de jaarafsluiting

De tijd die u eind november investeert in de voorbereidingen voor de jaarafsluiting, verdient u in januari dubbel en dwars terug. De minder relevante posten in de jaarrekening worden dan al nagelopen en vastgesteld. Daar schenkt u  in januari niet veel aandacht meer aan. Voor de echt belangrijke posten in de jaarrekening treft u in november/december alvast voorbereidende maatregelen, waarna u deze posten in januari definitief vaststelt.

Van belang is om nu te beginnen met dit proces, zodat uw medewerkers volgend jaar ook met een rosé in de hand van de zon op een terras kunnen genieten!

Hulp nodig bij het stroomlijnen van dit proces? Neemt u dan vrijblijvend contact op.

Be Sociable, Share!

Er kan geen commentaar meer gegeven worden.

Admin - Sitemap - ContactMoor Financieel Management © 2011