Aangesloten bij:
Aim4
20 juni 2012

Administratie: ondergeschoven kindje of pro-actieve afdeling?

Ken je dat? Zo’n afdeling administratie waar het een suffe bedoening is. Die, als je iets vraagt, twee weken later met een antwoord komt. En waarvan jij dan gevoelsmatig vindt, dat de cijfers niet kunnen kloppen. Die, zonder enige kennis van jouw dagelijkse praktijk, jou zegt wat je niet goed doet en dat soms ook nog op een best botte manier doet? Toch zijn administratieve mensen vaak loyaal aan en erg betrokken bij het bedrijf. Op welke manier wordt de afdeling administratie actief bij de gang van zaken binnen een bedrijf betrokken?

Laatst was ik bij een middelgroot bedrijf waar de administratie duidelijk een ondergeschoven kindje was. De nadruk ligt bij dit bedrijf op de afdelingen verkoop en marketing. Logisch, zij brengen immers het geld binnen. De afdeling administratie kwam er bekaaid af met een verouderd softwaresysteem, veel handmatig werk en geen tijd voor kwalitatieve rapportages. Ook voor de beantwoording van vragen vanuit het management was veel tijd nodig. Ze liepen op die afdeling continu achter de feiten aan.

De directeur vroeg zich af of het niet anders kon en wilde eens met mij sparren. Na anderhalf uur praten trok hij de conclusie dat het zeker anders kon. Inmiddels heb ik hem geholpen om de volgende veranderingen door te voeren.

Online-boekhoudpakket
De administratie voert het bedrijf in het vervolg via een online-boekhoudpakket. Op deze manier is de software altijd up-to-date. Met de bijbehorende applicaties is het mogelijk een versnelling in de administratieve processen aan te brengen (facturering, aanmaning, btw-aangifte, inlezen bankmutaties, projecten).

Informeren over besluiten
Hij begreep ook dat de afdeling administratie vaak achter de feiten aanliep, omdat de medewerkers niet op de hoogte werden gebracht van genomen besluiten door het management team. Dit heeft  de directeur opgelost door wekelijks het hoofd administratie te informeren over de gang van zaken binnen het bedrijf.

Overleg met hoofd administratie
Het wekelijkse overleg tussen directeur en hoofd administratie heeft inmiddels ook tot doel om met elkaar in gesprek te komen. Het is geen eenrichtingverkeer van de directeur die zegt wat er besloten is. Het hoofd administratie geeft aan waar verbeteringen mogelijk zijn, stelt vragen en doet voorstellen.

In bovengenoemd bedrijf is de directeur er tijdig van doordrongen geweest, dat er iets moest veranderen. Door hulp van buitenaf in te roepen is de situatie binnen anderhalve maand ten goede gekeerd.

Be Sociable, Share!

Er kan geen commentaar meer gegeven worden.

Admin - Sitemap - ContactMoor Financieel Management © 2011